Wat houdt WBSO administratie in?
Als je WBSO krijgt toegekend, ben je verplicht een S&O-administratie bij te houden. Die administratie is bedoeld om achteraf aannemelijk en controleerbaar te maken dat de toegekende S&O-uren (en eventueel opgevoerde kosten/uitgaven) ook echt zijn besteed aan WBSO-waardige ontwikkelwerkzaamheden. Het is dus meer dan alleen “uren invullen”: je moet ook kunnen laten zien wat er technisch is gedaan en waarom dat S&O is.
De WBSO-administratie bestaat uit twee delen:
- Urenregistratie: Wie heeft wanneer hoeveel S&O-uren gemaakt?
- Projectadministratie: wat is er technisch gedaan, welke onzekerheden zijn aangepakt en wat kwam daaruit?
Urenregistratie: wat moet je vastleggen?
De urenregistratie moet laten zien hoeveel S&O-uren zijn gemaakt, door welke medewerkers en in welke periode. In de praktijk betekent dit dat je uren tijdig, controleerbaar en herleidbaar vastlegt.
Belangrijk is dat je registreert op dagniveau, per medewerker, met een duidelijk onderscheid tussen S&O en niet-S&O. Daarnaast moet je kunnen zien aan welk project (of welke activiteit binnen een project) de uren zijn besteed, zodat de uren te koppelen zijn aan de voortgang in diezelfde periode.
Werk je op dagen die afwijken van het normale patroon, zoals in het weekend, op feestdagen of tijdens vakantie? Leg dan kort vast waarom er toch is gewerkt, zodat dit later logisch te verklaren is.
Projectadministratie: wat moet je technisch kunnen onderbouwen?
De projectadministratie laat zien wát er technisch is gedaan. Denk aan het doel van het project, de technische onzekerheden of knelpunten, de gekozen aanpak, de activiteiten (ontwerpen, bouwen, testen, itereren) en de resultaten of conclusies. Ook als iets níet werkte, is dat relevante informatie: WBSO gaat over het ontwikkelproces en de technische uitdagingen, niet alleen over succes.
In veel controles gaat het mis op dit punt: er zijn wel uren, maar te weinig technische onderbouwing. Of de uren en de technische output zijn niet goed aan elkaar te koppelen.
Waar moet een goede WBSO-administratie aan voldoen?
Hoe houd je het werkbaar in de praktijk?
Veel organisaties kunnen hun bestaande tools gebruiken, zolang de technische inhoud er maar voldoende in terugkomt. Denk aan ontwerpdocumenten, technische notities, testverslagen, berekeningen, meetrapporten en prototypelogboeken. Bij software zijn tickets en versiebeheer vaak belangrijk, bijvoorbeeld door technische knelpunten en keuzes in tickets vast te leggen en commits of pull requests daaraan te koppelen.
Een korte, consequente routine helpt vaak het meest: een compact logboek (dagelijks of wekelijks) dat verwijst naar je bewijsstukken, is meestal al voldoende als je het volhoudt.
Wat als je ook kosten of uitgaven opvoert?
Als je naast uren ook kosten of uitgaven hebt opgevoerd, moeten die ook onderbouwd kunnen worden. Je moet kunnen laten zien welke kosten zijn gemaakt, dat ze binnen de WBSO-systematiek vallen en hoe ze zijn toe te rekenen aan S&O. In de praktijk betekent dit: een consistente financiële onderbouwing (bijvoorbeeld facturen en specificaties) en een duidelijke koppeling met de betrokken projecten
