Een kosten- en uitgaven-administratie voor WBSO-projecten omvat facturen die verband houden met wat er in de WBSO-aanvraag is ingediend en goedgekeurd.

Tips voor een optimale kosten- en uitgaven-administratie

• Voor de WBSO is de ‘ingebruikname’ van het middel leidend. Voor bijvoorbeeld de aanschaf van prototype-materiaal betekent dit het moment dat deze verwerkt werd in het prototype, niet de offerte-, factuur-, of betaaldatum.
• Alleen kosten- en uitgaven die genoemd zijn in een goedgekeurde WBSO-aanvraag mogen meegenomen worden in de uiteindelijke realisatie.
• Je mag schuiven tussen de hoogte van de kosten en uitgaven tussen posten en tussen projecten
• Het kan voordelig zijn om binnen een fiscale eenheid slim gebruik te maken van meerdere B.V.’s, waarbij er zowel forfait als kosten en uitgaven voordeel genoten kan worden
• Het kan interessant zijn om een machine nog tijdens een WBSO-project aan te schaffen. Als deze echt bijdraagt aan het WBSO-project, krijg je een deel terug via de WBSO.

Typische posten voor kosten en uitgaven zijn:

• Aanschaf van prototype-materiaal (voor een prototype zonder commerciële waarde)
• Externe test-, validatie-, en octrooi-kosten
• Huur van een lab (ook elektriciteit), of apparatuur
• Licentiekosten voor R&D
• Aankoop van machines/tooling die nodig zijn in het WBSO-project

Uitgesloten voor de kosten en uitgaven zijn de volgende posten:

• Uitbesteed onderzoek
• Opleidingen/cursussen voor personeel
• Kosten van de inhuur van arbeid
• Bouwen van een (deel van een) prototype die later een productieve/commerciële waarde gaat krijgen
• Kosten die niet 100% maar enkel gedeeltelijk toe te schrijven zijn aan het WBSO-project