Als je gebruik maakt van de WBSO is een sluitende project- en urenadministratie essentieel. Onder een sluitende administratie vallen de volgende zaken:

• Urensheets op dagniveau met onderscheid tussen wel en niet WBSO-waardige activiteiten;
• Een projectadministratie met een koppeling tussen mijlpalen in de productontwikkeling en de datums in de urenadministratie;
• Bewaarde prototypes, tekeningen van geslaagde én mislukte ontwikkelingen, inclusief ontwikkeldatum en bijbehorende parameters. Deze moet je ook kunnen koppelen aan de urenadministratie per persoon.

Tips voor de optimalisatie van de administratie:

• Let op feest-, vakantie- en weekenddagen in de urenadministratie. Beschrijf waarom er die dag is gewerkt;
• Werk met een logboek en beschrijf daarin dagelijks of wekelijks de ontwikkelwerkzaamheden binnen een à twee regels;
• Bewaar de administratie en prototypes minimaal 7 jaar, dit is wettelijk verplicht;
• Lopen er andere subsidietrajecten, zorg dan voor een duidelijk koppeling tussen de WBSO-projecten en deze subsidietrajecten. Dit geeft een duidelijk overzicht in de administratie.