Een uren- en projectadministratie voor software-projecten moet compleet en helder voortgang geven in het ontwikkeltraject. Onder een complete administratie vallen de volgende zaken:

• Uren bijgehouden per werknemer op dagniveau, waarbij onderscheid gemaaskt wordt tussen wel- en niet WBSO-waardige activiteiten
• Projectadministratie kan voor software-projecten bestaan uit code die wordt bijgehouden in een versiebeheersysteem zoals in Git
• Het is voor de WBSO administratie belangrijk dat de aard, omvang en voortgang van het WBSO-project kan worden bewezen aan de hand van documentatie en stukken

Tips voor een optimale administratie

• Let op feest-, vakantie- en weekenddagen in de urenadministratie. Deze vallen snel op. Beschrijf waarom er die dag is gewerkt
• Log dagelijks of wekelijks binnen één a twee regels de activiteiten per persoon. Deze kunnen vervolgens eenvoudig gekoppeld worden aan documentatie die toch al door u wordt gemaakt tijdens het ontwikkelen (bijvoorbeeld code, maar ook voortgangspresentaties of technische meetings).
• Zorg ervoor dat je niet alleen je uiteindelijke oplossing in de code kan laten zien, maar ook alle doodlopende branches of stukken code die niet in het uiteindelijke ontwerp zijn gekomen.

Wat valt er wel onder WBSO waardige activiteiten

• Ontwikkeling van – voor het bedrijf – technische nieuwe software/code
• Testen en valideren van (stukken) code
• Onderzoek doen naar programmeer-problemen
• Zoeken naar technische oplossingsrichtingen en ontwerpen van de oplossingen

Wat valt er niet onder WBSO waardige activiteiten:

• Lezen en beantwoorden van niet-technische e-mails
• Functionele meetings (wat?-sessies)
• Administratieve taken
• Onderhoud, configuratie en organisatie van softwar
• Cursussen en trainingen