WBSO aanvragen

De basis van elke WBSO-aanvraag is de vraag: vallen de werkzaamheden onder speur- en ontwikkelingswerk (S&O)? Dat is het geval als je werkt aan technische ontwikkeling met concrete technische knelpunten of onzekerheden, én je een planmatige aanpak hebt om tot iets technisch nieuws of verbeterds te komen. Dat kan bijvoorbeeld een product, proces of software zijn.

Vervolgens vertaal je de werkzaamheden naar één of meer afgebakende S&O-projecten. Per project leg je vast wat je technisch wilt bereiken en wat er nog onzeker of lastig is. Ook beschrijf je welke ontwikkelstappen je verwacht te zetten om tot een oplossing te komen. Dit onderdeel bepaalt in de praktijk vaak of een aanvraag “sterk” en goed te beoordelen is: hoe concreter en technischer je het project beschrijft, hoe beter RVO kan zien wat er precies ontwikkeld wordt en waarom dat S&O is.

Op basis van je projectopzet maak je een raming van de S&O-uren die je denkt te besteden in de aangevraagde periode. Als je ook kosten en uitgaven meeneemt, ram je die eveneens voor dezelfde periode. Het doel is dat de raming aansluit bij je planning en bij de ontwikkelstappen die je hebt beschreven.

De aanvraag dien je digitaal in bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). RVO beoordeelt de aanvraag en kan tijdens de beoordeling om toelichting of aanvullende informatie vragen. Als de beoordeling is afgerond, ontvang je een beschikking. Daarin staat hoeveel S&O-uren (en eventueel welke bedragen) zijn toegekend.

Na toekenning is het belangrijk dat je gedurende de looptijd kunt aantonen dat je de toegekende S&O-uren daadwerkelijk aan S&O hebt besteed. Dat doe je met een S&O-administratie: in de kern gaat het om urenregistratie en projectdocumentatie die laat zien wat er technisch is gedaan en waarom dat binnen de aanvraag past. RVO kan achteraf om nadere onderbouwing vragen of een controle uitvoeren. Daarom is het verstandig om de administratie vanaf het begin van de periode bij te houden, niet pas achteraf.